PENGERTIAN TUGAS DAN FUNGSI 2

V. ORGANISING COMMITTEE (OC)

1. KETUA
Fungsi dan Tugas kerja ketua adalah sebagai berikut :
a. Tugas utama seorang ketua sebagai pemimpin organisasi adalah Merencanakan /perencanaan (merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan), Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/ pendelegasian kepada bawahan), Mengontrol, (mengecek atau meminta laporan kemajuan kegiatan), serta mengkordinasi, Membagi tugas dan kerja sama antar seksi – seksi dalam kegiatan diluar maupun saat saat rapat.
b. Melakukan negosiasi dengan PEMDA sebagai pelindung, terutama mengenai kelancaran acra
c. Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh setiap seksi
d. Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat.
e. Memberikan teguran kepada seksi – seksi dan anggota bila tidak menjalankan tugas
f. Memberikan laporan kegiatan dari kordinator – kordinator seksi
g. Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua
h. Memberikan mandate kepada wakil bila ada halangan
i. Memberikan surat perintah kerja/ mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas

 2. WAKIL KETUA
Fungsi dan Tugas kerja wakil ketua adalah sebagai berikut :
a. Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil suatu keputusan
b. Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua sebelum mengambil keputusan
c. Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya.
d. Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan kepanitiaan tersebut
e. Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh ketua kepada wakil ketua.

 3. SEKRETARIS
Suatu organisasi hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris. Fungsi dan Tugas kerja sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Membuat surat undangan rapat
b. Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)
c. Mencatat hasil – hasil keputusan rapat ARVC dan Anggota, termasuk semua usulan, kritik dan saran
d. Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat keputusan koordinator seksi – seksi
e. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan, atas pelaksanaan kegiatan
f. arsip surat masuk atau keluar
g. Mengetahui dan mencatat nomor surat masuk dan keluar
h. Menyimpan peralatan sekretaris (stempel, bantal, dll) di ruang sekretariatan
i. Menata dan menyimpan file – file / data pada kotak atau lemari atau computer dll.

 4. BENDAHARA
Fungsi dan Tugas kerja Bendahara adalah sebagai berikut :
a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan
b. Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber dan jumlah dana
c. Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan uang tersebut
d. Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana
e. Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan sukarela anggota
f. Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota

 5. SEKSI KEAMANAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi keamanan adalah sebagai berikut :
a. Menjaga keamanan, ketertiban, kebersihan termasuk menjaga dan mengamankan fasilitas kesekretariatan
b. Menjaga keamanan pada saat kegiatan acara berlangsung
c. Menjaga peralatan dan kelengkapan kesekretariatan
d. Untuk menjaga dan mengamankan, kegiatan perlu kerja sama dengan pihak ketiga